Ⅰ 決算手続き・通常総会開催の流れ
決算期 ３月３１日
年度末締切
(1)棚卸表作成 (2)帳簿整理 (3)帳簿締切 (4)組合員名簿整理
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「決算関係書類」「事業報告書」の作成
「決算関係書類（財産目録、貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案又は損失処理案）」及び「事業報告書」の作成
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監事への「決算関係書類」及び「事業報告書」の提出
「決算関係書類」及び「事業報告書」について、監事の監査を受けなければならない。
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監事による監査の実施、「監査報告書」の作成・通知
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監事は、受領した「決算関係書類」「事業報告書」について、監査方法・内容等を記した監査報告を作成し（※1）、理事に対し、「決算関係書類」「事業報告書」の全部を受領した日から４週間経過した日、若しくは理事との合意により定めた日のいずれか遅い日（※2）までに監査報告の内容を通知しなければならない。
- 【※1】
- ：監事の監査権限を会計に関するものに限定した組合の監事は、「事業報告書」の監査権限がないことを明らかにした監査報告を作成しなければならない。
- 【※2】
- ：監査期限は、監事と理事の合意があっても４週間を下回る期間を予め定めることは不可（ただし、４週間を下回る日までに監事が理事に監査報告を通知すれば、その時点で監査を受けたこととなる）。
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出資金（出資の総口数及び払込済出資総額）の変更登記
- 決算時の出資金額が、登記済みの金額と変更がある場合
- 4月28日まで(事業年度終了後４週間以内)に所轄の法務局で出資金の変更登記が必要。
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理事会招集通知の発出（※3）
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理事長は、理事会の会日の１週間前（※4）までに、各理事（※5）に対し、理事会招集通知を発出しなければならない。
- 【※3】
- ：理事（監事に業務監査権限を付与している組合は、理事及び監事）全員の同意があれば招集手続の省略可
- 【※4】
- ：短縮可（これを下回る期間を定款で定めた場合はその期間
- 【※5】
- ：監事に業務監査権限を付与している組合は、各監事に対しても発出しなければならない
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理事会の開催
理事会では、通常総会の開催及び議案の議決をするとともに、監事の監査を受けた「決算関係書類」「事業報告書」の承認を行う。
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「決算関係書類」「事業報告書」の備え置き
組合は、通常総会の会日の２週間前までに、「決算関係書類」「事業報告書」を主たる事務所に（５年間）、それらの写しを従たる事務所に（３年間）備え置き、組合員の閲覧に供する。
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総会招集通知の発出（※6）・「決算関係書類」「事業報告書」「監査報告」の提供
- 理事長は、通常総会の会日の10日前（※7）までに組合員に到達するよう、総会招集通知を発出する。
- 総会招集通知には、議案のほか、会議の日時、場所等会議の目的たる事項を示すとともに、理事会の承認を受けた「決算関係書類」「事業報告書」及び「監査報告」を添付し、組合員に提供しなければならない。
- 【※6】
- ：組合員全員の同意があれば招集手続の省略可
- 【※7】
- ：短縮可（これを下回る期間を定款で定めた場合はその期間）
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通常総会の開催
- 通常総会における最低必要議案
① 事業報告書及び決算関係書類承認の件
② 事業計画、収支予算並びに経費の賦課及び徴収方法決定の件
③ 借入金残高の最高限度決定の件
④ 手数料の最高限度決定の件
⑤ 役員報酬決定の件（支給するか否か、すればその額）
- 定款変更する場合
⑥ 定款（一部又は全文）変更の件
⑦ 定款変更認可申請における字句の一部修正委任の件
- 理事会は、役員改選に伴う役付理事【代表理事（理事長）、副理事長、専務理事等】の 選任が必要な場合開催します。
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税務申告書類の提出
- 通常総会における決算関係書類の承認によって、前年度の決算が確定しますので、その後、最寄りの税務署及び都税事務所等へ法人税等の税務申告を行います。
- 税務申告は、原則として事業年度終了後2ヶ月以内なので、5月31日までに申告が必要です。（延長可）
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通常総会議事録（及び役員変更届 ）の作成
- 通常総会終了後、速やかに担当理事又は事務局で通常総会議事録及び役員変更届の作成を行います。
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所管行政庁等への書類提出
- 通常総会終了後、２週間以内に提出する必要があります。提出部数は、各々２部（１部は行政庁、１部は組合控）。
☆決算関係書類提出書 ☆役員変更届書 ☆定款変更認可申請書
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変更登記
- 役員の改選期には、同じ人物が留任した場合であっても代表理事の変更登記を、所轄法務局にて就任日から２週間以内に行う必要があります。
- 登記事項（事務所の所在地、地区、事業等）に関する定款変更を行った場合には、定款変更認可後２週間以内に変更登記を行う必要があります。